Secretaria de Educação de Linhares está 100% informatizada
O ano de 2018 também foi marcado pelo avanço tecnológico com a informatização de 100% dos serviços da Secretaria Municipal de Educação de Linhares. Os processos como pré-matrículas e lista de espera, transferência entre escolas, gestão escolar, remoção e lotação de funcionários, inscrição de DT, que eram manuais, agora são digitais. O sistema permitiu serviços otimizados, mais confiáveis, transparentes, além da diminuição das horas de trabalho, possibilitando tomadas de decisões mais rápidas e seguras nas rotinas da secretaria.
A secretária de Educação, Maria Olímpia Dalvi Rampinelli, disse que uma das preocupações da gestão nesse processo foi disponibilizar à população uma ferramenta que se adaptasse a qualquer dispositivo, permitindo acessos igualitários. "No caso das pré-matrículas, disponibilizamos polos de atendimentos para receber os pais que tinham dúvidas, dificuldades ou não tinham acesso à internet. O uso do sistema também é possível, com a análise de gráficos e emissão de relatórios, identificar a demanda de vagas necessárias para atender a um bairro, região ou distrito. Sem contar, que as rotinas dos funcionários das escolas mudou pra melhor com esses e outros avanços", frisou.
"Uma gestão escolar eficiente requer investimentos. Para que essa engrenagem funcione, a tecnologia é essencial, tanto para otimizar a prestação de serviços, quanto para a redução de custos e, também, no tempo que os profissionais se dedicavam a fazer estes serviços, aumentando assim a produtividade e qualidade da educação", destacou o prefeito de Linhares, Guerino Zanon.
Pré-matrícula e lista de Espera Online
Com a pré-matrícula online, acabaram as filas em frente aos Centros Municipais de Educação Infantil (Ceims). Em 2017 foram registradas 3,5 mil inscrições e, em 2018, com a informatização também da Educação Fundamental, os dois cursos atingiram 8 mil inscrições. Deste total, 70% foram realizadas por meio do celular ou tablet.
O sistema permitiu aos gestores da Secretaria Municipal de Educação e das escolas um controle sobre a movimentação e convocação dos alunos. Assim que a vaga é liberada, a escola convoca o estudante e o responsável automaticamente é notificado por um SMS. O sistema também possibilitou a transferência do aluno de uma escola para outra.
Portal de Cursos
Foi implantado no segundo semestre de 2018. Dedicado para gerenciar as inscrições, registrar frequências, aulas, conteúdos, procedimentos referentes ao andamento do curso e emissão de certificados de forma digital, o Portal de Cursos foi mais um avanço. Concedeu comodidade aos servidores da educação e otimizou o trabalho do setor de Centro de Formação. Com o uso do sistema é possível controlar os cursos que são ofertados, a relação dos servidores capacitados e mapear o necessidade de cursos de reciclagem.
Remoção e Lotação
As inscrições, validação, controle das lotações, classificações/ranqueamento dos inscritos, trocas de cadeiras e preenchimento do encaminhamento eram 100% manuais. O cenário mudou em 2018 e o servidor não precisa mais ir até a sede da Secretaria de Educação, é só acessar um dispositivo móvel e se inscrever de casa.
DT – Designação Temporária
O professor pode se inscrever em casa. O sistema recebe a inscrição, realiza as classificações, registra a validação de correção de pontos dos candidatos e gera o ranqueamento de forma automática para divulgação.
Mais escolas utilizando o sistema de Gestão Escolar
Em 2018, 100% da rede (115 escolas) passou a utilizar o sistema de Gestão Escolar, sendo que até 2017 eram contempladas 70 unidades. O sistema facilita a obtenção de dados para a tomada de decisão, otimiza as atividades da secretaria escolar e oferece mais controle dos dados dos alunos. Nos últimos dois anos aproximadamente 1,5 mil servidores foram capacitados em algum dos sistemas.
Comunicação via SMS
A partir de 2017 também foi implantado o sistema de Envio de SMS para que a Secretaria de Educação pudesse ter mais abrangência na divulgação de informações e ter garantia de que a informação chegaria ao destinatário em tempo hábil. Nos primeiros meses após a implantação, foram enviadas aproximadamente 2.500 SMS e, em 2018, esse número chegou a 3.600. Esta ferramenta agregou valor na comunicação entre a SEME, seus servidores e demais pessoas envolvidas.
Mais avanços em 2019
Será ainda mais frequente a oferta de capacitação dos servidores para que tenham conhecimento e domínio do sistema de Gestão Escolar. Para isso, foram realizados vários investimentos na estrutura tecnológica local com a ampliação do laboratório de Atendimento ao Suporte, a implantação de uma central de atendimento telefônica com tecnologia VOIP e com números exclusivos, o que permitiu um canal de atendimento direto entre as escolas e a equipe de atendimento do sistema.
Também será implantado o sistema de Avaliação Institucional com a finalidade de avaliar formalmente como está o desempenho e a qualidade do ensino na rede municipal, além de permitir a coleta de informações que poderão ser analisadas posteriormente, servindo como base da gestão para reorientar a prática pedagógica dos educadores e também identificar os pontos que podem ser melhorados em cada unidade escolar. Ainda para 2019 está sendo analisada a implantação de um sistema para gerenciar chamados de manutenção nas unidades de ensino nas escolas.
